Mise à jour le 2 Septembre 2019

 

Article 1.          Préambule

 

La charte de protection des données personnelles de « Smartly.AI » vise à informer toutes les personnes concernées sur la manière dont Vocal Apps traite, directement ou sur instruction de son client, toute information collectée par l’intermédiaire de la Solution « Smartly.AI » notamment lors de l’utilisation des services et des moyens dont elle dispose afin d’en contrôler l’utilisation.

Vocal Apps attache une haute importance à la protection des données personnelles dans la manière dont elle crée, organise et met en œuvre ses services déjà existants ainsi que tout nouveau service accessible au moyen de la Solution « Smartly.AI » . Tant en sa qualité de responsable du traitement que de sous-traitant agissant sur instruction de son client, Vocal Apps entend se conformer aux dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données adopté par l’Union Européenne le 27 avril 2016 et d’application directe à compter du 25 mai 2018 (le « RGPD »).

Tout utilisateur des services de « Smartly.AI » est ainsi invité à lire attentivement la présente charte des données personnelles et à prendre, le cas échéant, connaissance des conditions générales d’abonnement à la Solution « Smartly.AI » et des services rattachés.

Article 2.          Définitions

 

Administrateur : désigne l’administrateur désigné par le Client pour administrer l’utilisation des Services par les collaborateurs du Client.

Vocal Apps : désigne la société par actions simplifiée Vocal Apps (« Vocal Apps »)  inscrite au registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro 752 292 649 et dont le siège social est établi au 76, rue des fleurs, 78955, Carrières sous Poissy qui édite et gère la Solution.

Charte de Données Personnelles : désigne la présente charte des données personnelles applicable à la Solution et aux services associés.

Client : désigne la personne physique ou morale ayant souscrit un abonnement à la Solution et aux Services ou ayant accepté les conditions générales d’abonnement et pour le compte de laquelle Vocal Apps est susceptible de collecter des Données Personnelles en qualité de sous-traitant.

Compte Utilisateur : désigne le compte personnel du Client grâce auquel l’Administrateur et les Collaborateurs accèdent et utilisent les Services.

Collaborateur : désigne toute personne physique ayant été invitée par l’Administrateur du Client à utiliser les Services et à avoir accès à l’espace dédié du Client.

Données Personnelles : désigne toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (ex. nom, n° d’immatriculation, n° de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale…).

Données sensibles : désignent toutes les informations concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle ainsi que toute données relatives aux condamnations pénales d’une personne.

Données Hautement Personnelles : désignent toutes les données liées à des activités domestiques et privées ou ayant un impact sur l’exercice d’un droit fondamental (données de localisation dont la collecte met en cause la liberté de circulation par exemple) ou dont la violation aurait des incidences graves dans la vie quotidienne de l’Utilisateur.

Services : désignent les services « Smartly.AI » fournis au Client et lui permettant de bénéficier d’une solution de gestion de projets sur mesure, d’un espace de stockage informatique personnalisé accessible depuis une URL spécifique, sur lequel le Client stocke ses données et d’un service de maintenance.

Solution : désigne la solution présentée sous le nom de « Smartly.AI » disponible depuis un téléphone mobile, un ordinateur ou une tablette éditée par Vocal Apps et permettant un accès des Utilisateurs aux Services.

Utilisateur : désigne indépendamment l’Administrateur ou le Collaborateur ou toute autre personne physique autorisée par le CLIENT à utiliser les Services.

 

Article 3.          Base légale et finalités des traitements de Données Personnelles

 

Vocal Apps procède au traitement des Données Personnelles dans son intérêt légitime et celui du Client aux fins d’assurer la bonne exécution des Services et de fournir aux Utilisateurs un niveau de service optimal. Vocal Apps procède également au traitement de Données Personnelles sur la base du consentement de l’Utilisateur dans le cadre de ses campagnes promotionnelles et de l’utilisation de certains cookies.

Le traitement de Vocal Apps pour le compte du client a pour finalité principale d’accompagner l’Utilisateur dans sa prise en main de la Solution Vocal Apps pendant le temps d’utilisation des Services.

Vocal Apps traite également pour son propre compte les Données Personnelles des Utilisateurs à des fins de campagnes promotionnelles de la Solution.

 

Article 4.          Identité du responsable du traitement et finalités des traitements de Données Personnelles

 

La personne qui collecte et traite des Données Personnelles peut avoir, en fonction des traitements réalisés, la qualité de : (i) responsable de traitement, (ii) responsable de traitement conjoint ou encore (iii) sous-traitant.

Le responsable du traitement (conjoint ou non) est défini à l’article 4. 7) du RGPD comme la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. Le sous-traitant est défini à l’article 4. 8) du RGPD comme la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant agit ainsi sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci.

Vocal Apps est ainsi amenée à collecter des Données Personnelles en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant. Dans cette dernière hypothèse, le Client de Vocal Apps agit en qualité de responsable du traitement instruisant Vocal Apps de collecter certaines informations personnelles pour une finalité déterminée.

  • Vocal Apps est responsable du traitement pour les traitements de Données Personnelles réalisés dans le cadre de : (i) la création du Compte et de l’établissement des profils utilisateurs, (ii) la prévention et la lutte contre la fraude informatique, (ii) l’amélioration des Services et de l’expérience utilisateur, (iii) la réalisation d’’enquêtes de satisfaction sur « Smartly.AI », (iv) le cas échéant, la réalisation de campagnes promotionnelles.
  • Vocal Apps est sous-traitant du Client responsable du traitement pour les traitements de Données Personnelles réalisés dans le cadre de l’utilisation des Services par les Utilisateurs du Client.

Qu’elle soit responsable de traitement ou sous-traitant, Vocal Apps prend les mesures propres à assurer la protection des Données Personnelles qu’elle détient ou qu’elle traite dans le respect des dispositions de la LIL et du RGPD.

Si nécessaire, les Personnes Concernées sont informées des finalités pour lesquelles leurs Données Personnelles sont collectées via les formulaires d’information spécifique de collecte de Données Personnelles.

 

Article 5.          Catégories de Données Personnelles collectées

 

Les Personnes Concernées sont informées qu’aucune Donnée Sensible n’est, en principe, collectée par l’intermédiaire de la Solution mais que des Données Hautement Personnelles pourront être collectés dans le cadre de l’utilisation des Services par le Client.

Vocal Apps est susceptible de traiter, en tant que sous-traitant pour le compte du Client, pour l’exécution de chaque processus mis à la disposition du Client sur son Tableau de Bord les données suivantes :

  • Comptabilité (processus de notes de frais et paiement fournisseurs) telles que a) données relatives au paiement des notes de frais ; situation familiale ; vie professionnelle  b) données relatives au paiement des fournisseurs.
  • Ressources humaines (processus de recrutement, de gestion des contrats (collaborateurs, et de demandes de congés et mobilité) telles queIdentité : nom, prénom, photographie, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées professionnelles.
  • Commercial (processus de demande de devis, gestion facturation, renouvellement des contrats commerciaux, gestion du recouvrement) telles que : a) les données relatives à l’identité : civilité, nom, prénoms, b) les données relatives aux moyens de paiement : relevé d’identité postale ou bancaire, numéro de chèque, numéro de carte bancaire, c) les données relatives à la transaction d) les données relatives aux règlements des factures
  • Marketing (processus de demande de brochures, processus contact commercial depuis le site web) telles que a) les données relatives au suivi de la relation commerciale : demandes de documentation, demandes d’essai, produit acheté ;  b) les données relatives à l’organisation et au traitement des jeux-concours, de loteries et de toute opération promotionnelle telles que la date de participation, les réponses apportées aux jeux-concours et la nature des lots offerts.

Vocal Apps est susceptible de traiter, en tant que responsable du traitement, pour les finalités ci-avant mentionnées les données suivantes : noms, prénoms, mot de passe, données de connexion et d’utilisation de la Plateforme, matériel informatique utilisé pour la navigation, adresse email, numéro de téléphone.

Vocal Apps s’engage à recueillir le consentement des Utilisateurs et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire.

 

Article 6.          Droits de l’Utilisateur

 

L’Utilisateur dispose, en sus de son droit d’être informé des traitements réalisés sur ses Données Personnelles :

  • d’un droit d’accès à ses Données Personnelles ;
  • d’un droit de demander la correction d’informations personnelles qui seraient erronées et de mettre à jour et/ou compléter ses Données Personnelles ;
  • d’un droit de demander à ce que soient supprimées ses Données Personnelles, ou que le responsable du traitement arrête de les traiter ou de les collecter, dans certaines circonstances ;
  • d’un droit d’arrêter les messages marketing direct et de retirer son consentement ;
  • d’un droit de demander que le responsable du traitement transfère ou transporte les éléments de ses Données Personnelles à un autre fournisseur de service dans certaines circonstances ;
  • du droit de se plaindre auprès de son régulateur de protection des données ;
  • du droit de définir le sort de ses Données Personnelles après sa mort

Le caractère obligatoire ou facultatif des Données Personnelles demandées et les éventuelles conséquences d’un défaut de réponse à l’égard des Utilisateurs de Vocal Apps sont précisés lors de leur(s) collecte(s).

L’Utilisateur a la possibilité d’exercer ses droits en adressant un courrier par écrit au Délégué à la Protection des Données Vocal Apps à l’adresse suivante : Vocal Apps  76 rue des fleurs, 78955, Carrières sous Poissy ou par courriel à l’adresse suivante : [email protected]

Afin que sa demande soit prise en compte par le service support de Vocal Apps, l’Utilisateur doit indiquer les Données Personnelles objet de sa demande (accès, correction, suppression ect…) et fournir la copie de sa pièce d’identité. A réception de la demande de l’Utilisateur, Vocal Apps mettra tout en œuvre pour lui répondre dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans un délai d’un mois.

Dans l’hypothèse où Vocal Apps serait dans l’impossibilité de faire droit à sa demande, elle lui apportera les justifications nécessaires. Dans certaines circonstances et notamment dans le cadre d’une demande de suppression des Données Personnelles Vocal Apps pourra être dans l’impossibilité d’y faire droit si cette dernière contrevient aux lois et réglementations en vigueur en la matière de conservation/archivage des données imposées à Vocal Apps.

 

Article 7.          Cookies

 

7.1. Fonction des Cookies

Vocal Apps est susceptible d’utiliser des cookies afin de permettre la création du Compte et l’utilisation des Services ou encore d’optimiser l’expérience utilisateur.
Les Cookies sont des traceurs déposés et lus lors de la consultation d’un site, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’une application mobile, quel que soit le type de terminal utilisé tels qu’un ordinateur, une tablette, ou un téléphone.

7.2.  Acceptation des Cookies

En cliquant sur le lien prévu à cet effet et prévu sur la page d’accueil du site internet www.smartly.ai (le « Site ») et sauf si l’Utilisateur décide de désactiver les cookies, il accepte que le Site puisse les utiliser.

Les Utilisateurs sont, en tout état de cause, informés sur la page d’accueil du Site qu’ils peuvent s’opposer à l’enregistrement de cookies sur leur terminal en configurant leur navigateur afin que celui-ci refuse certains cookies ou interdise tout dépôt de Cookies. Pour connaître la démarche à suivre selon le navigateur utilisé, il appartient à l’Utilisateur de consulter la rubrique d’aide de celui-ci.

Si toutefois l’Utilisateur choisit de s’opposer à l’ensemble des Cookies, l’utilisation des Services et de la Plateforme sera susceptible d’être réduit et limité.

Certains cookies sont en effet indispensables à l’utilisation du Site (et ne requièrent pas le consentement de l’Utilisateur) :

  • les cookies permettant d’accéder à des espaces réservés et personnels du Site ou des Services, tel que le Compte Utilisateur, grâce aux identifiants communiqués par l’Utilisateur ;
  • les cookies destinés à mettre en œuvre des mesures de sécurité.

D´autres cookies permettent d´optimiser l’expérience utilisateur:

  • les cookies destinés à analyser l’utilisation des processus et plus généralement des Services mis à la disposition des Utilisateurs ;
  • les cookies destinés à mémoriser les préférences d’affichage du navigateur (langue utilisée, paramètres d’affichage, système d’exploitation utilisé, etc.) et à adapter la présentation de la Site lors des visites, selon les matériels et logiciels de visualisation ou de lecture que comporte le terminal et qui sont utilisés pour la navigation sur le site.

7.3. Cookies émis par des applications tierces intégrés à la Plateforme

Le Site est susceptible de contenir des Cookies émis par des tiers (permettant à ces derniers, pendant la durée de validité de leurs cookies de recueillir des informations de navigation relatives aux navigateurs consultant le Site. À tout moment l’Utilisateur a la possibilité d’empêcher la collecte de ses informations personnelles via ce type de cookies tiers en configurant les paramètres de son navigateur.

A défaut l’Utilisateur reconnaît que la politique de protection des données personnelles applicable et celles du tiers à laquelle il doit être fait référence pour savoir quel usage peut-être fait de ses Données Personnelles notamment publicitaires.

En tout état de cause, Vocal Apps n’a aucun contrôle sur le processus employé par ces tiers pour collecter les Données Personnelles et les associer aux autres Données Personnelles de l’utilisateur dont ils disposent déjà.

 

Article 9.          Conservation des Données Personnelles

 

En qualité de responsable de traitement, Vocal Apps garantit que les Données Personnelles des Utilisateurs sont conservées pendant le temps strictement nécessaire au traitement.

Les Données Personnelles des Utilisateurs sont ainsi supprimées à compter des délais suivants :

  • Données relatives à la création du Compte, l’établissement du profil de l’Administrateur et, le cas échéant, des Collaborateurs et à l’amélioration des Services et de l’expérience utilisateur : à l’expiration de l’abonnement du Client ;
  • Données relatives à la réalisation des enquêtes de satisfaction sur « Smartly.AI » et de campagnes de communication promotionnelles : 3 ans à compter de l’expiration de l’Abonnement.

Dans la mesure raisonnablement nécessaire ou requise pour satisfaire aux obligations légales ou réglementaires, régler des litiges, empêcher les fraudes et abus ou appliquer ses modalités et conditions, Vocal Apps pourra également conserver certaines des Données Personnelles si nécessaire, postérieurement à la fin de l’abonnement du Client.

En tout état de cause, des mesures d’archivage seront prises par Vocal Apps afin d’assurer aux Utilisateurs que leurs Données Personnelles seront utilisées pendant le temps strictement nécessaire au traitement avant d’être archivées.

En qualité de sous-traitant, Vocal Apps prend et met en place sur instruction de son Client les mesures d’effacement des Données Personnelles appropriées.

 

Article 10.          Destinataires des Données Personnelles

 

Les Données Personnelles de l’Utilisateur peuvent être traitées par des sous-traitants, notamment l’hébergeur de la Solution dont le siège social est situé en Irlande, dans le respect absolu du principe énoncé ci-dessus et exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente Charte.

Vocal Apps sera également susceptible de recourir à d’autres prestataires tiers pour exécuter des services tels que les services d’analyse, de marketing et de communication dont la liste pourra être communiquée à l’Utilisateur sur simple demande aux adresses indiquées ci-avant. Ces prestataires auront simplement accès aux Données Personnelles seulement pour exécuter leurs services et seront tenus par les mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles auxquelles Vocal Apps est tenue. Si ces sociétés utilisent des serveurs situés en dehors de l’Union Européenne, Vocal Apps a conclu avec elles des contrats spécifiques et des clauses contractuelles types établies par la Commission Européenne pour encadrer et sécuriser le transfert de vos données à ces prestataires.

Tous les prestataires tiers auquel les Données Personnelles traitées par Vocal Apps en qualité de sous-traitant ont, en outre, été autorisés par les Clients de Vocal Apps.

 

Article 11.          Sécurité

 

La préoccupation de Vocal Apps est d’assurer la sécurité des Données Personnelles des Utilisateurs utilisant et/ou bénéficiant de manière directe ou indirecte des Services.

Vocal Apps met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux Données Personnelles traitées notamment par l’intermédiaire d’accès sécurisés et authentifiés à la Solution et aux Services (système d’authentification préalable de l’Utilisateur), de mesures d’archivage des Données Personnelles, de mesures permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des systèmes de traitement et, enfin de moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données Personnelles e l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.

Vocal Apps fait, en outre, uniquement appel à des partenaires disposant de garanties suffisantes (notamment en termes de connaissances spécialisées, de fiabilité et de ressources) et dont elle s’est au préalable assuré de la politique de protection des Données Personnelles.

 

Article 12.          Mise à jour de la Charte

 

L’Utilisateur reconnaît que la création de nouveaux services ou encore l’obligation de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique peut impliquer la modification et la mise à jour de la Charte qui, dans ce cas, sera actualisée et indiquera le jour où les modifications ont été effectuées.

En tout état de cause, les Données Personnelles de l’Utilisateur seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d’application rétroactive.

 

Smartly.ai est un logiciel d’automatisation de la Relation Client.
Nos chatbots soulagent vos équipes support, réduisent le temps de réponse et améliorent la satisfaction client.

© 2021 Smartly.AI